Formulário W-9: o que é e para que serve?

O preenchimento dos formulários de declaração de impostos ao IRS (Internal Revenue Service) é um processo que requer atenção e cuidado já que existe uma gama extensa de questionários e informações que devem ser reportadas. No caso, prestadores de serviços, existem alguns documentos específicos que obrigatoriamente precisam estar em dia. Esse é o caso do formulário W-9.

O formulário W-9, também conhecido como “Solicitação de número de identificação e certificação do contribuinte”, precisa ser preenchido por empregadores independentes, prestadores de serviço autônomos ou uma empresa que preste serviços para outra companhia, os chamados “contractors” e “subcontractors”. É um  formulário da Receita Federal Americana (IRS-Internal Revenue Service) e deve  fornecido pelo contratado ao contratante que, a partir das informações nele obtidas, certamente irá emitir um Formulário 1099-NEC para informar ao seu contratado e também ao IRS o valor total pago durante o exercício fiscal ao respectivo prestador de serviço.

Para quem se aplica o formulário W-9?

São quatro as situações em que um W-9 se faz necessário:

  1. Na contratação de um freelancer: esse é o caso mais comum de recolhimento do W-9. Quando uma empresa contrata profissionais autônomos, residentes fiscais dos EUA, ou outras empresas americanas para prestação de serviços, ela deve solicitar o fornecimento de um W-9 antes do início do contrato de trabalho.
  2. No caso de abertura de contas no banco: as instituições bancárias devem enviar, em alguns casos, informações sobre seus clientes ao IRS. É o que acontece quando ocorre arrecadação com os juros ao longo do ano. Nesse contexto, o W-9 pode ser utilizado para recolhimento dessas informações.
  3. No cancelamento de dívidas:Caso um credor cancele a dívida de um cliente, o valor da dívida cancelada pode ser enquadrado em rendimento tributável.Sendo assim, o credor deverá enviar informações ao IRS utilizando-se dos dados do formulário W-9.
  4. Nas empresas de investimento: as empresas de investimento podem solicitar um W-9 dos clientes para reportar ao IRS informações relacionadas aos ganhos ou dividendos obtidos pelo investidor.

Quais informações são pedidas em um formulário W-9?

O W-9 é usado para coletar informações particulares de cada contribuinte: nome, endereço e número de identificação (números de identificação do empregador para empresas (EIN) e número do Seguro Social para indivíduos (SSN)). Deve também indicar se o seu negócio, tem algum nome fantasia, e também como é a classificação tributária do negócio ou empresa (se é uma empresa Individual ou de único dono, se é uma C-Corporation, S-Corporation, Partnership, Trust ou Espólio, ou ainda outro tipo de organização).

Existe um prazo para a entrega de um formulário W-9?

Uma vez que o W-9 não é coletado diretamente pelo IRS, não há um prazo específico para o preenchimento do formulário. Porém, existe um prazo para a entrega do Formulário 1099. A empresa contratante precisa, obrigatoriamente, enviar o formulário 1099 -NEC aos seus contratados e ao IRS até o último dia útil do mês de janeiro do ano seguinte ao exercício fiscal em questão, para que assim, os contribuintes possam reportar suas receitas oriundas da prestação de serviços em suas respectivas declarações de imposto de renda ao IRS.

Por ser um formulário que muitas vezes pode gerar dúvidas, o mais indicado é contar com o auxílio de um contador profissional para fazer o preenchimento do documento. Precisa de ajuda para preencher o seu formulário W-9? Entre em contato conosco. Teremos prazer em ajudar!